Neues Scanzentrum bei HARDER logistics

23.10.2019

Hocheffiziente Aktendigitalisierung


Das Neu-Ulmer Logistik-Unternehmen HARDER logistics hat in den Bereich digitale Archivierung investiert und innerhalb kürzester Zeit ein professionelles Scanzentrum aufgebaut. „In den kommenden fünf bis zehn Jahren werden die Archive vieler Unternehmen, Ämter und Institutionen von analog auf digital umgestellt“, erwartet Marcello Danieli, geschäftsführender Gesellschafter von HARDER logistics, eine weiterhin stark steigende Nachfrage in diesem Bereich.

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Aus diesem Grund hat sich HARDER logistics Anfang 2019 entschlossen, diese Dienstleistung mit in sein Portfolio aufzunehmen. Dazu hat das Unternehmen im ersten Quartal in Hochleistungsscanner, Planscanner bis über ein Format von DIN A0 und Back-up-Scanner, in entsprechende Software und den Aufbau dazugehöriger Prozesse investiert.


„Von null auf hundert in vier Tagen“, so beschreibt Danieli das Interesse an dem Produkt. Bisher nutzen viele Bestandskunden das Angebot, hinzu kommen Anfragen weiterer Unternehmen aus der Wirtschaftsregion Ulm/Neu-Ulm und Donau-Iller.


Mittlerweile ist je nach Projektaufkommen ein Team von bis zu sieben Mitarbeitern im Scanzentrum beschäftigt. Allein innerhalb der ersten zwei Wochen habe sich die Produktivität verdoppelt, und die Prozesse ließen sich noch weiter optimieren, berichtet Danieli. Der zeitaufwendigste Teil des Prozesses ist es, die Papiere „scanfertig“ zu machen, also Büro- oder Tackerklammern zu lösen.


Mit einem Vergleich zeigt HARDER-logistics Mitarbeiter Benjamin Wochnik auf, warum es sich für Unternehmen lohnt, die Digitalisierung der Archive in professionelle Hände zu geben: „Mit einem herkömmlichen Multifunktionsscanner dauert es etwa einen Tag, einen gut gefüllten DIN A4-Ordner zu scannen, mit unserem Hochleistungsscanner ist der Job innerhalb von Minuten erledigt.“ Auch das Scannen von Formaten A0 oder größer, beispielsweise von Bauplänen, stellt für HARDER logistics keine Hürde da.


Wochnik empfiehlt, bei der Umstellung der Archive, die Akten so zu indexieren und zu scannen, dass anschließend eine Volltextsuche per OCR-Auslesung möglich ist. Die Speicherung ist in verschiedensten Formaten möglich. Standardmäßig nutzt HARDER logistics die Darstellung im PDF-Format mit einem integrierten Viewer, mit dem sich die Dateien unabhängig vom genutzten Programm öffnen lassen.


Die Scanner sind in der Lage, die Dokumente speicheroptimiert zu verarbeiten. Das bedeutet, dass je nach Lesbarkeit oder Anforderung, schwarz-weiß, in Graustufen oder Farbe gescannt wird. Außerdem werden die Bilder und Dokumente während des Prozesses so optimiert, dass beispielsweise vorherige Lochungen nicht mehr sichtbar sind. Sofern der Kunde das klassische Archiv vernichten darf, spart er durch die Digitalisierung Stau- und Lagerflächen, die er für andere Zwecke verwenden kann.


Foto: HARDER logistics